Resumo
Veja exemplos de configuração de notificações por e-mail para alunos, gerentes e instrutores.
Esse recurso está disponível para todos os clientes.
Veja as etapas de um exemplo prático no qual os clientes utilizam notificações para manter os destinatários de e-mails atualizados sobre os requisitos do curso.
Permissões de acesso
Somente administradores com permissões de portal completas podem ativar e configurar modelos de e-mail.
Esses modelos de e-mail estão disponíveis para os portais de nível superior e subportais.
Consulte Configuração do portal: criar contas de administrador.
Pré-requisitos para todas as notificações por e-mail
Para usar modelos de e-mail, certifique-se de que todos os usuários possam recebê-los.
No nível do portal, confirme se o estado padrão do envio de mensagens está habilitado. Especificamente, os usuários não podem ter a recusa de e-mails e mensagens ativada. Consulte:
Configurações que se aplicam às notificações
A LearnUpon permite que você envie notificações automatizadas para manter os usuários do portal informados sobre suas inscrições e cursos. O aplicativo fornece:
- configurações no nível do curso - consulte Notificações do curso: definir mensagens automatizadas para eventos do curso
- texto padrão em modelos de e-mail que você pode usar como está ou ativar para personalizar - consulte Gerenciar modelos de e-mail personalizados
- adicione imagens a modelos de e-mail personalizados para dar suporte à sua marca - Adicionar imagens da biblioteca aos seus modelos de e-mail personalizados
- notificações de cursos individuais - consulte Adicionar texto específico do curso a e-mails de notificação
- Notificações do Centro de ILT que você ativa no nível do portal e, em seguida, ajusta para cada treinamento - consulte
Dica: a LearnUpon recomenda testar todas as notificações de modelos de e-mail personalizados antes de ativá-las em um curso ou portal.
Para todos os modelos de e-mail: em Ações, selecione Enviar para si mesmo para testar a mensagem, e verifique se as variáveis e a formatação aparecem corretamente.
A captura de tela a seguir mostra um modelo de e-mail em andamento com Enviar para si mesmo destacado.
Exemplo 1: enviar um registro de sessão do Centro de ILT para os alunos
Informe aos alunos que eles estão registrados para uma sessão do Centro de ILT. Este exemplo inclui um convite do calendário para adicionar sessões diretamente aos calendários do Gmail, Outlook e Yahoo dos próprios alunos.
Este exemplo requer a confirmação das configurações de notificação, das configurações de treinamento e da personalização de um modelo de e-mail de notificação.
Ele não trata da criação de um novo curso ou treinamento do Centro de ILT desde o início: você pode aplicar configurações a qualquer curso existente com treinamento no Centro de ILT para testá-lo.
- Confirme se as notificações por e-mail do ILT estão ativadas e se você selecionou E-mail com convite do calendário. Consulte Treinamento conduzido por instrutor (ILT): visão geral.
- No Centro de ILT, confirme se o treinamento inclui notificações de registro de sessão para os alunos. Consulte o guia de instruções: Centro de ILT: criar e editar um módulo de ILT.
A captura de tela a seguir mostra a notificação do aluno no treinamento de exemplo no Centro de ILT.
- Na navegação principal, vá para Configurações > E-mail > Modelos de e-mail personalizados.
- Nos modelos de e-mail:
- selecione o registro da sessão de ILT
- edite o assunto do e-mail conforme necessário
- adicione qualquer texto personalizado necessário à Mensagem. Por exemplo, o texto padrão se refere a anexos iCal. Reescreva esse texto para mencionar o convite do calendário
- Salve as alterações no modelo de e-mail.
- Teste o resultado do modelo de e-mail: em Ações, selecione Enviar para si mesmo. Verifique sua caixa de entrada para ver a mensagem que você enviará aos destinatários.
- Quando o modelo de e-mail estiver pronto, em Configurações, selecione Ativado?
- Clique em Salvar para concluir.
Exemplo 2: notificar um gerente quando um relatório direto estiver vencido no treinamento de conformidade
Este exemplo requer a verificação das configurações do portal e do curso, além da personalização de um modelo de e-mail de notificação.
Ele não trata da criação de um novo curso desde o início: você pode aplicar configurações a qualquer curso existente para testá-lo.
- No nível do curso, certifique-se de que:
- o curso tem um prazo definido em Prazos/períodos válidos do curso, seja uma data específica ou dias após a inscrição
- o curso tem uma notificação de data em atraso definida em Notificações do curso, com o número de dias inseridos para envio após a data ser ultrapassada
- Nos modelos de e-mail:
- selecione Modelo de e-mail de atraso do curso
- selecione Gerentes em cópia
- edite o Assunto do e-mail e adicione um texto personalizado necessário à Mensagem
- Teste a mensagem: no menu Ação, selecione Enviar para si mesmo para testar a mensagem, e verifique se ela aparece formatada corretamente
- Quando o modelo de e-mail estiver pronto, em Configurações, selecione Ativado?
- Clique em Salvar para concluir.
Observação: o uso de Gerentes em cópia enviará cópias do e-mail a todos os gerentes do usuário, mesmo que alguns gerentes não estejam associados a um curso.
Por exemplo: um usuário pertence a 2 grupos, Toda a empresa e Engenharia, com 2 gerentes diferentes. O grupo Toda a empresa está inscrito em um curso obrigatório de saúde e segurança. Engenharia tem outras inscrições. Os cursos são configurados com as notificações deste exemplo.
Se um usuário não concluir o curso de saúde e segurança dentro do prazo, a LearnUpon enviará uma notificação de curso em atraso ao usuário com os dois gerentes dos grupos em cópia.
Exemplo 3: gerentes em CCO em mensagens de conclusão por e-mail
Informe aos gerentes quando os usuários de seus grupos concluírem seus cursos com uma cópia oculta (CCO) do e-mail de conclusão.
Se você configurar as notificações de conclusão por e-mail e adicionar um certificado ao curso, a LearnUpon anexará o certificado à notificação de conclusão automaticamente.
Se você colocar os gerentes em CCO, eles receberão uma cópia desse certificado.
Este exemplo requer a verificação das configurações do portal e do curso e a confirmação de que você tem um certificado anexado à mensagem de conclusão.
Ele não trata da criação de um novo curso desde o início: você pode aplicar configurações a qualquer curso existente para testá-lo.
- No nível de curso:
- em Notificações, defina Enviar e-mail para o aluno após a conclusão? para Quando concluído e aprovado ou Quando concluído, aprovado ou reprovado
- Em Certificados e créditos, certifique-se de adicionar um certificado para o curso
- Nos modelos de e-mail:
- selecione Conclusões de curso
- selecione Gerentes em cópia oculta
- edite o Assunto do e-mail e adicione um texto personalizado necessário à Mensagem
- opcional: se você estiver anexando certificados à mensagem de conclusão, é possível usar as variáveis {{Certificate Name}} e {{Certificate Detail}} para deixar a mensagem mais completa
- Teste a mensagem: no menu Ação, selecione Enviar para si mesmo para testar a mensagem, e verifique se ela aparece formatada corretamente
- Quando o modelo de e-mail estiver pronto, em Configurações, selecione Ativado?
- Clique em Salvar para concluir.
Observação: o uso de Gerentes em cópia oculta enviará cópias do e-mail a todos os gerentes do usuário, mesmo que alguns gerentes não estejam associados a um curso.
Por exemplo: um usuário pertence a 2 grupos, Toda a empresa e Engenharia, com 2 gerentes diferentes. O grupo Toda a empresa está inscrito em um curso obrigatório de saúde e segurança. Engenharia tem outras inscrições. Os cursos são configurados com as notificações deste exemplo.
Se um usuário não concluir o curso de saúde e segurança dentro do prazo, a LearnUpon enviará uma notificação de curso em atraso ao usuário com os dois gerentes dos grupos em cópia oculta. O usuário não verá os endereços de e-mail de seus gerentes como destinatários da notificação por e-mail.
Consulte: