Resumo
Atribua seus alunos a grupos automaticamente, assim que você os criar na LearnUpon. As regras dinâmicas permitem automatizar o trabalho rotineiro de ordenar os alunos.
Combine regras dinâmicas com inscrições automáticas em grupos para acelerar o processamento de novos alunos e colocá-los em cursos de forma rápida e eficiente.
Os dados personalizados do usuário e o recurso de regras dinâmicas estão disponíveis para todos os clientes.
Se você não vir o recurso quando visualizar Usuários em Grupos, entre em contato com o seu Gerente de Sucesso do Cliente para discutir o uso de regras dinâmicas para atender às necessidades da sua organização.
Recursos de regra dinâmica
O recurso de regra dinâmica permite separar usuários em grupos assim que são criados na LearnUpon. Você cria regras de filtragem com base:
- no domínio de e-mail do usuário
- na data em que você criou do usuário ou que ele se inscreveu ou aceitou um convite
- nos dados personalizados do usuário
- “todos os usuários”, sem necessidade de regras internas
Esse grupo “todos os usuários” pode fornecer uma base para as regras a serem aplicadas em toda a organização.
Consulte Dados personalizados do usuário: configurar campos personalizados sobre a criação de dados personalizados do usuário.
Ao criar uma regra, você pode:
- Salvar um rascunho para retornar para mais tarde
- Visualizar a regra com uma execução de teste antes de confirmar o seu início
Depois de executar uma regra, ela se aplicará aos usuários existentes e aos usuários novos e atualizados. Ela é executada em seu portal a partir desse ponto, até você desativá-la.
Uma nova regra leva alguns minutos para ser iniciada, pois analisa todas as condições dos usuários existentes. Quando estabelecida, a regra é executada continuamente em segundo plano.
Você pode visualizar uma regra antes de executá-la. A visualização:
- mostra o número de usuários que correspondem aos critérios
- permite fazer download de uma cópia CSV desses usuários como referência
Se a visualização da regra mostrar um número muito diferente de usuários do que você esperava, você poderá revisar a regra antes de executá-la.
Observação: as regras dinâmicas são executadas com base nos critérios definidos, com os campos escolhidos: as regras não “olham” para outros dados do usuário. Você pode visualizar o que a regra faz para descobrir quantos usuários ela afeta.
Por exemplo: os usuários com logins inativos, por estarem de férias ou de licença de longa duração, ainda serão adicionados a um grupo quando você faz o upload desses usuários para a LearnUpon. O status de login dos usuários está fora dos critérios da regra.
Consulte Regras dinâmicas: uso de dados personalizados do usuário ou domínio de e-mail para atribuir usuários a grupos para obter instruções completas.
Filtrar tipos em detalhes
As regras dinâmicas usam filtros para processar usuários em grupos:
- domínios de e-mail
- data de criação do usuário
- dados personalizados do usuário
Domínios de e-mail
Para esse filtro, use somente o texto do domínio e o sufixo, incluindo o ponto. Você pode usar:
- é: para corresponder a um valor
- não é: para corresponder a todos, exceto um valor
- é um de: para corresponder mais de um valor
- não é um de: para corresponder a todos os valores, exceto os especificados
Data de criação do usuário
Para contas de usuário criadas em um portal: a data em que um administrador criou uma conta.
Para usuários convidados a ingressar em um portal: a data em que o aluno aceitou o convite de um administrador.
Para este campo de data, você pode filtrar usando:
- É: corresponde à data inserida
- É antes de: corresponde a qualquer data anterior à data inserida
- É depois de: corresponde a qualquer data após a data escolhida
Dados personalizados do usuário
Consulte Dados personalizados do usuário: configurar campos personalizados para o informações gerais sobre tipos de campo.
Para campos de dados personalizados do usuário, o tipo de campo determina os tipos de filtro disponíveis na regra.
Para campos numéricos, decimais e inteiros, você pode filtrar usando:
- maior que: corresponde a todos os valores maiores que o valor inserido
- maior que ou igual a: corresponde a todos os valores maiores ou iguais ao valor inserido
- menor que: corresponde a todos os valores menores que o valor inserido
- menor ou igual a: corresponde a todos os valores menores ou iguais ao valor inserido
Para campos de data, você pode filtrar usando:
- É: corresponde à data inserida
- É antes de: corresponde a qualquer data anterior à data inserida
- É depois de: corresponde a qualquer data após a data escolhida
Para campos de entrada de texto, você pode filtrar usando:
- é: para corresponder a um valor
- não é: para corresponder a todos, exceto um valor
- é um de: para corresponder mais de um valor
- não é um de: para corresponder a todos os valores, exceto os especificados
- contém: para corresponder uma palavra ou palavra parcial, até 15 caracteres
- contém um de: para corresponder até 10 palavras ou palavras parciais, cada uma com até 15 caracteres
Os campos de entrada de texto não diferenciam maiúsculas de minúsculas.
Dica: para adicionar vários valores de texto livre a um campo, selecione Enter entre cada valor.
As regras dinâmicas funcionam com grupos
Você acessa as regras por meio de Grupos > seu grupo e configura regras separadas para cada grupo. Você pode aplicá-las a todos os usuários ou a usuários que já estão em grupos.
Quando você ativa regras dinâmicas em seu portal, a guia seu grupo > Usuários é alterada.
A captura de tela a seguir mostra a guia seu grupo > Usuários, para um grupo de amostra chamado equipe de produto, antes de criar uma regra.
Quando em uso, a página Grupos mostra qual grupo tem uma regra dinâmica ativa. O número de regras disponíveis para a sua organização depende do seu plano da LearnUpon.
A captura de tela a seguir mostra um portal com vários grupos e 4 das 5 regras dinâmicas disponíveis estão em uso.
Atribuição automática e cancelamento de atribuição a grupos
As regras dinâmicas permitem o upload de usuários e podem atribuir usuários a grupos automaticamente assim que você cria a conta e inclui todos os dados.
As regras dinâmicas processam os dados e os atribui a grupos. Se você tiver atribuído cursos a grupos, os novos usuários serão inscritos automaticamente à medida que ingressarem em um grupo.
As regras dinâmicas também podem remover usuários de uma atribuição a grupos atual, se seus dados ou a regra forem alterados. Enquanto uma regra está ativa, essa remoção e cancelamento de atribuição ocorrem automaticamente.
Por padrão, quando a LearnUpon remove um usuário de um grupo, ela cancela sua atribuição como membro do grupo em qualquer curso. Você pode confirmar o padrão ou deixar os usuários inscritos em cursos de grupo.
A captura de tela a seguir mostra a caixa de diálogo na qual você confirma a opção padrão ou mantém inscrições de usuários após remover usuários de grupos.
Consulte Regras dinâmicas: agrupar usuários pelos seus dados personalizados ou domínio de e-mail para obter instruções.
Exemplo 1, quando os dados são alterados: Se você criar uma regra com base nos dados personalizados do usuário Carteira de motorista e o usuário alterar sua carteira de motorista de Aluno para Completo, essa alteração de dados pode fazer com que a regra dinâmica remova um usuário de um grupo e coloque-o em outro.
Exemplo 2, quando a regra muda: Se você criar uma regra com base em um campo personalizado Carteira de motorista, mas alterar a regra, adicionando mais valores da carteira como Equipamentos agrícolas ou Trailer, esta regra agora atribuirá usuários adicionais com base nesses valores.
Observação:
quando o recurso de regras dinâmicas remove um usuário de um grupo por qualquer motivo, a LearnUpon cancela automaticamente a inscrição do usuário dos cursos desse grupo.
Quando um administrador remove um usuário de um grupo manualmente, o administrador também deve cancelar a inscrição do usuário de qualquer curso. Consulte Inscrições: remover indivíduos e atualizar o status do usuário nos cursos.
Usando o upload de usuário em lote com regras dinâmicas
Para fazer upload de um número grande de usuários, muitos clientes usam o upload de usuários em lote ou a API, juntamente com um arquivo CSV. Consulte: Upload de usuários por arquivo CSV em lote e Upload de usuário em lote: visão geral e opções explicadas.
O upload de usuários em lote tem opções para atribuir usuários a grupos, chamados group_sync e assign_groups. Para garantir que essas opções e regras dinâmicas não sejam conflitantes:
- quando você usa group_sync ou assign_groups para atribuir um usuário a um grupo, as regras dinâmicas não se aplicam a esse usuário para esse grupo
- quando você usa regras dinâmicas para atribuir um usuário a um grupo, não pode usar group_sync ou assign_groups para alterar essa atribuição a grupos
Para usar regras dinâmicas junto com o upload de usuários em lote, sincronize os usuários, de modo que as regras se apliquem a todos os usuários da mesma maneira. Consulte Regras dinâmicas: sincronizar usuários para atribuições a grupos.
Pré-requisitos para usar regras dinâmicas
Para usar regras dinâmicas, seu portal requer:
- grupos de usuários no local: consulte Criar grupos e atribuir usuários a grupos para obter informações básicas e Gerenciar grupos para uso detalhado
- opcionalmente, campos de dados personalizados do usuário: seus dados personalizados do usuário fornecem muitas opções para ajustar as atribuições a grupos
Consulte: