Guia de migração: mover seus históricos de inscrição para a LearnUpon

Resumo

Faça uma transição suave para a plataforma LearnUpon, de modo que seus registros de alunos se movam com o mínimo de esforço e sejam fáceis de buscar e levar adiante. Mantenha seus históricos de inscrição junto com os cursos atuais.

Esse recurso está disponível dependendo do seu plano da LearnUpon.

Fale com o Consultor de implementação ou com o Gerente de Sucesso do Cliente.

Para fazer essa transição, você precisa preparar seus dados de inscrição para a mudança. As áreas a serem verificadas e preparadas incluem:

• dados ativos vs. arquivados - entenda onde seus registros serão exibidos na LearnUpon e como você os acessará
• status de inscrição - a LearnUpon toma um único status geral por curso com base em seus dados de migração
• certificados, créditos e gamificação - certifique-se de que seus cursos estejam vinculados corretamente aos certificados e que você não tenha definido a expiração dos certificados
• formatos de data - certifique-se de que as datas de inscrição usem o formato correto para que sejam migradas para a LearnUpon com precisão
• ILTs - certifique-se de que todos possam participar das sessões migradas
• e-mails de lembrete - desativados para a migração
• inscrições duplicadas - caso você tenha começado a inscrever usuários existentes nos cursos da LearnUpon 
• cursos licenciados - certifique-se de ter licenças suficientes para os cursos migrados
• custos - esteja ciente da abordagem da LearnUpon para migrações de portal e de subportal

Juntamente com este documento, a LearnUpon fornece um modelo de e-mail para que você indique os dados que deseja migrar.

Migração de dados: etapas de preparação necessárias

A LearnUpon exibe os dados de conclusão do curso e os identifica como em um dos dois estados abaixo: Ativos ou Arquivados.

Dados ativos

Os dados ativos migram para o aplicativo, estão disponíveis nas telas do painel e para relatórios. Você pode acessá-lo da mesma forma que acessa qualquer novo dado criado após a migração.

Os dados ativos incluem:

• todas as inscrições concluídas nos últimos 2 anos, a partir da data de importação do arquivo
• inscrições com status Não iniciado ou Em andamento 

Dados arquivados

Dados arquivados - registros de cursos anteriores de seus usuários, às vezes chamados de dados históricos - migram para o aplicativo em um armazenamento de dados separado (não ativo). Esses dados de conclusão só podem ser acessados para fins de relatório. Para os alunos, esses dados podem ser acessados nos downloads de seus históricos de treinamento.

Esses registros não contribuem para os Cursos concluídos dos usuários exibidos em seu painel e não geram novos emblemas na LearnUpon.

Os administradores acessam dados arquivados na página Relatórios usando a opção Histórico de treinamentos. Veja o exemplo na captura de tela a seguir.

A LearnUpon ativa a opção Histórico de treinamento mediante solicitação. Se você não conseguir ver a opção, entre em contato com a equipe de suporte para que ela seja ativada. 

Os dados arquivados incluem:

• inscrições com datas de conclusão de mais de 2 anos atrás. Por exemplo, se você migrar dados em janeiro de 2020, todos os dados de conclusão anteriores a janeiro de 2018 serão arquivados.
• dos cursos de mais de 2 anos atrás, somente inscrições em cursos concluídos

Dados arquivados: condições a serem consideradas

Os dados arquivados são recuperáveis, mas estão sujeitos a algumas limitações das quais você deve estar ciente. Os consultores da LearnUpon podem ajudá-lo a planejar o gerenciamento de seus dados arquivados para refletir com precisão os cursos históricos de seus alunos.

1. As regras de recertificação não se aplicam aos dados arquivados. Especificamente, se o seu período de recertificação for maior do que 2 anos, as regras não irão “capturar” os cursos passados arquivados.
2. As inscrições no plano de aprendizado não incluem dados arquivados. Por exemplo, se um aluno concluiu cursos há mais de 2 anos, essas conclusões não serão registradas nas inscrições do plano de aprendizado. Essa condição implica que o aluno precisará concluir os cursos novamente no sistema “ativo”.

Status de inscrição

Quando a LearnUpon migra seus dados, o aplicativo define apenas o status geral da inscrição. O aplicativo desenha a configuração para cada inscrição de usuário a partir do arquivo CSV de migração.

A LearnUpon não migra status para módulos (unidades dentro de um curso) ou planos de aprendizado (uma sequência de treinamento composta por cursos).

As opções do status geral da inscrição incluem:

• Não iniciado
• Em andamento
• Concluído
• Aprovado
• Reprovado

A LearnUpon define o status da maioria dos módulos em cada inscrição de curso como Não concluído.

Para migrar ILTs de outro LMS para o Centro de ILT, a LearnUpon define os status de ILT com base no status do curso em vez do status da sessão de ILT individual:

• quando os cursos são Concluídos, Aprovados ou Reprovados, todos os ILTs no curso são definidos como Concluídos
• quando os cursos estão como Não iniciado ou Em andamento, todos os ILTs no curso são definidos como Não registrado

Esses status de migração garantem que a LearnUpon não assuma a capacidade de ILT ao reinscrever alunos em ILTs que eles já concluíram.

Observação: discuta esses status de ILT com seu Consultor de implementação para entender como eles afetam seus relatórios.

Tipos de status de inscrição, em detalhes

Concluído, Aprovado ou Reprovado (o status “concluído”): aplica-se somente quando uma inscrição estiver totalmente concluída, sem seções do curso ainda Em andamento.

• Concluído: aplica-se quando uma inscrição não contém uma pontuação de número geral. Usado para um curso sem módulos de exame, no qual Concluído é um resultado de curso bem-sucedido
• Aprovado ou Reprovado: aplica-se quando uma inscrição contém uma pontuação de número geral. Usado para um curso que contém módulos de exame, no qual um aluno foi aprovado ou reprovado

Para migração:

• certifique-se de que todas as inscrições que apresentam uma pontuação tenham status de inscrição somente Aprovado ou Reprovado. Um status somente Concluído resultará na rejeição do arquivo
• não tenha mais de um status não concluído por usuário por curso. Por exemplo, um usuário não pode se inscrever em um curso duas vezes e ter os status Não iniciado e Em andamento no curso. Se isso acontecer em seu arquivo, a LearnUpon processará a primeira linha e ignorará a segunda

Certificados, créditos e gamificação

Para a migração, você precisa criar e importar os certificados necessários e vincular aos cursos apropriados na LearnUpon.

Por padrão, apenas um certificado é concedido quando você está migrando prêmios. Os cursos não podem ter mais de um certificado associado a eles. Somente os dados do curso com status concluído ou aprovado recebem um certificado.

Aviso: certifique-se de que a regra de expiração do certificado não esteja definida (opção recomendada) ou: se você normalmente reinscreve usuários automaticamente após a expiração, marque seu calendário para a data de reinscrição. Certifique-se de que o conteúdo do curso esteja pronto para eles.

Todos os dados migrados que recebem certificados são incluídos nas regras de reinscrição automática. Migrações com várias conclusões para o mesmo aluno e curso criam várias inscrições para esse aluno se você ativar as regras de recertificação.

Ativar créditos que você concede para os cursos. Todas as inscrições migradas como concluídas ou aprovadas recebem esses créditos automaticamente.

Adicionar emblemas de gamificação que deseja conceder aos cursos. Se você usa gamificação, informe à LearnUpon antes de iniciar a migração. Emblemas e pontos não podem ser concedidos retrospectivamente após a conclusão da migração.

Datas e horas de inscrição: formato para o sucesso

Para a migração, a LearnUpon requer que você forneça suas datas de inscrição como d/m/aaaa: o preenchimento dos zeros no valor do dia e do mês é opcional.

Em outras palavras, use um desses formatos de data dia-mês-ano. Veja o exemplo de primeiro de março de 2018:

• dd/mm/aaaa ou 01/03/2018
• d/m/aaaa ou 1/3/2018
• d/mm/aaaa ou 1/03/2018
• dd/m/aaaa ou 01/3/2018

Para fins de migração, a LearnUpon define alguns horários padrão para minimizar a interrupção das datas de seus cursos:

• o horário de criação do curso é definido como 00.00:00 na data fornecida 
• o horário de conclusão do curso é definido como 11.00:00 UTC (às vezes chamado de GMT) na data fornecida 

Para a maioria dos clientes, a data do curso permanece a mesma.  Clientes nas Ilhas do Pacífico podem precisar compensar um dia, para garantir que a data do curso migrado esteja correta.

Dica: verifique com uma calculadora de data e hora online se você precisa ajustar as datas do curso. 

A LearnUpon não é responsável por conteúdo fora deste site.

Se você precisar alterar suas datas, faça as alterações em uma série de etapas:

• Ajuste para um formato dia-mês-ano, como dd/mm/aaaa, conforme amplamente usado no Reino Unido. Primeiro de março é escrito como 01/03/2018
• Se o seu fuso horário local estiver várias horas à frente do UTC, é provável que você queira retroceder um dia na sua data
• Remova os carimbos de data e hora nas colunas de data e forneça apenas a data

Se você tiver dúvidas sobre o formato das datas de inscrição, informe o seu Consultor de implementação ou Gerente de sucesso da LearnUpon: eles terão o prazer em ajudar.

Sequenciamento da data de inscrição

Dica: forneça apenas a data de Conclusão da inscrição.

Para a migração, apenas a data de Conclusão da inscrição é necessária para um curso. As datas Criação da inscrição e Início da inscrição são opcionais.

Se você incluir as datas para Criação da inscrição, Início da inscrição e Conclusão da inscrição, elas deverão aparecer na ordem de datas correta. O sequenciamento incorreto de datas bloqueará a importação da migração até que você corrija o arquivo de origem.

Módulos de treinamento conduzido por instrutor (ILT): coloque todos na sessão

Observação: a partir de janeiro de 2023, a LearnUpon não migra mais os clientes para seus módulos de ILT legados. Se necessário, verifique com seu Consultor de implementação formas de migrar ILTs para o Centro de ILT.

Você pode migrar ILTs de um LMS anterior para o treinamento e as sessões do Centro de ILT.

Quando você migra ILTs, a LearnUpon não registra a presença na sessão, apenas o status do curso.

Para migrar ILTs, você deve definir o máximo de presença para cobrir o número de alunos que está migrando.

No Centro de ILT, você define os limites para o número de participantes no nível de sessão. Consulte Centro de ILT: criar e editar sessões.

A LearnUpon recomenda que:

• o treinamento permita uma lista de espera
• as sessões tenham uma capacidade máxima alta o suficiente para acomodar todas as inscrições migradas

Aviso: se você tiver mais participantes do que vagas, a LearnUpon não poderá processar inscrições quando a sessão atingir a capacidade máxima.

Desativar os lembretes do curso para evitar e-mails surpresa

Como parte do script de migração, a LearnUpon desativa temporariamente as inscrições no curso, para que você não inscreva usuários inadvertidamente em cursos do histórico de cursos. 

Quando você prepara cursos para migração, a LearnUpon aconselha que você desative todas notificações de lembrete de todos os cursos. A LearnUpon oferece suporte para 4 tipos de lembretes:

• lembretes de inscrição
• lembretes de prazo
• lembretes de atrasos
• lembretes de ILT

Essa é uma precaução para evitar que um administrador ative lembretes involuntariamente e envie e-mails imprecisos durante o processo de migração.

Evitar duplicar inscrições existentes (ou: Já criei inscrições para meus alunos...)

É perfeitamente aceitável criar inscrições.

Esteja ciente de que: a migração da LearnUpon cria as inscrições que você fornece em seu arquivo. A migração não atualiza suas inscrições existentes, mas é feita em paralelo a elas.

Para evitar a duplicação de inscrições:

• remova inscrições duplicadas do arquivo

OU

• cancele essas inscrições do aluno antes da migração

Migração de cursos licenciados

Você pode migrar o histórico de inscrições para cursos licenciados, sem problemas. Os cursos licenciados são potencialmente limitados pelo número de inscrições que você pode criar sob esse curso/licença. Certifique-se de que haja inscrições suficientes disponíveis para esse curso antes de prosseguir com a migração.

Observação: se você migrar registros para um curso licenciado, precisará de licenças disponíveis o suficiente para os registros migrados. Esses registros contam como “licenças usadas” para esse curso.

Custo

Existem custos e limites associados aos dados de migração da inscrição. Uma migração é considerada um conjunto de dados migrado para um portal.

Se você planeja migrar dados para mais de um portal:

• A LearnUpon trata portais adicionais como projetos/importações de migração de histórico de treinamentos separados. Você precisa fornecer arquivos separados para portais adicionais
• Você pode incorrer em custos adicionais para migrar o histórico de treinamentos para vários portais

Fale com seu Consultor de implementação ou Gerente de Sucesso do Cliente sobre esses custos e como eles se aplicam ao seu plano atual antes de iniciar a migração.