BambooHR: configurar e gerenciar a BambooHR na LearnUpon

Resumo

Conectar a BambooHR à LearnUpon para criar ou convidar alunos automaticamente a partir dos dados da BambooHR. Mapear os atributos da BambooHR para os dados de usuário personalizados da LearnUpon para criar regras dinâmicas.

Disponibilidade: todos os clientes

Se você usar a BambooHR para gerenciar seus registros de RH, poderá integrá-la à LearnUpon. A BambooHR fornece informações de conta para configurar as contas do portal dos alunos automaticamente.

Saiba mais sobre a BambooHR: A LearnUpon não é responsável por conteúdo fora deste site.

BambooHR e LearnUpon: visão geral

Conecta os registros de RH da sua organização ao seu portal de aprendizagem

A integração funciona em uma direção, enviando informações dos usuários da BambooHR para a LearnUpon: A BambooHR fornece a única fonte de verdade das informações do aluno.

A BambooHR fornece atributos padrão do funcionário, incluindo:

• nome
• sobrenome
• e-mail

Usando atributos padrão, a LearnUpon cria contas de alunos em seu portal. Você pode adicionar mais atributos da BambooHR, mapeando atributos para os campos de dados personalizados do usuário da LearnUpon.

Os alunos recebem um link exclusivo para o endereço de e-mail fornecido: O link expira após 72 horas.

• para convites, os alunos recebem uma senha gerada aleatoriamente. Eles devem alterar a senha quando fizerem login
• para contas criadas, os alunos devem definir uma senha no login

Observação: por padrão, a LearnUpon cria todas as novas contas como alunos. Depois de criar contas, você precisa editar algumas contas para alterar seu tipo de usuário de aluno para gerente, instrutor ou administrador.

 Consulte: Adicionar usuários ao seu portal

Convidar um grupo específico de alunos para a LearnUpon

Opcionalmente, você pode convidar todos os alunos ou um conjunto selecionado de alunos para a LearnUpon. Você escolhe quem convidar gerando um relatório personalizado na BambooHR para selecionar os alunos e fornecendo o ID do relatório à LearnUpon.

Você envia convites a partir de uma das duas datas:

• na data de contratação dos alunos
• a data em que são adicionados à BambooHR. Por exemplo, a BambooHR pode adicionar funcionários ao banco de dados antes que os alunos iniciem seu primeiro dia de trabalho

A LearnUpon verifica a BambooHR para obter novas informações do usuário uma vez por dia para sincronizar os registros do portal com a BambooHR. Opcionalmente, o administrador pode iniciar uma sincronização manualmente a partir da LearnUpon. 

Se o nome, o sobrenome ou o endereço de e-mail de um aluno forem alterados na BambooHR, a LearnUpon atualizará sua versão, mas não enviará um novo convite.

Se os alunos saírem da sua organização, a LearnUpon encerrará o acesso ao portal com base na data de rescisão na BambooHR.

Dica: quando você atualiza dados na BambooHR e precisa que as alterações apareçam imediatamente na LearnUpon, deve executar uma sincronização manual. Você pode executar até cinco sincronizações em uma hora.

Os administradores podem acompanhar o progresso do convite no portal da mesma maneira que acompanham os convites manuais do aluno. Nos termos da LearnUpon, os convites que não são uploads de usuários em lote ou criados por meio da API são tratados como manuais.

Na navegação principal, vá para Usuários > Usuários pendentes para obter uma lista atual de convites que aguardam uma resposta.

Você também pode exportar usuários para um arquivo CSV para visualizar datas de convite e todas as outras informações de conta dos usuários. Ver Usuários: baixar todos os dados do usuário em um portal.

Status da BambooHR e convites para alunos

Em relação ao campo de status do funcionário na BambooHR: se o status for inactive, a LearnUpon não sincronizará o aluno e não enviará a ele um convite para a LearnUpon.

Lidar com alunos existentes no portal da LearnUpon

A LearnUpon trata a BambooHR como a fonte da verdade em relação às informações do aluno.

Após a configuração, a integração "busca" todos os alunos da BambooHR para mapeá-los na LearnUpon, incluindo a atualização dos dados personalizados do usuário para contas de portal existentes.

Mapeie seus dados: conecte os campos da BambooHR aos dados personalizados do usuário da LearnUpon

Use atributos da BambooHR para preencher campos de dados personalizados do usuário na LearnUpon. Os dados de usuário personalizados da LearnUpon executam as regras dinâmicas para adicionar alunos a grupos.

Ao criar grupos, você pode configurar cursos para inscrever alunos automaticamente assim que eles entrarem em um grupo.

Permissões de acesso

• Administradores com permissões totais de portal: podem configurar os recursos

A integração está disponível para os portais de nível superior e subportais.

O administrador da LearnUpon que configura a integração precisa de acesso a uma conta de administrador da BambooHR.

Pré-requisitos

Configurar grupos, dados personalizados do usuário e regras dinâmicas

Para aproveitar ao máximo a integração você precisa configurar grupos e regras dinâmicas com base nos dados personalizados do usuário da LearnUpon. Consulte:

• Criar grupos e atribuir usuários a grupos
• Dados personalizados do usuário: configurar campos personalizados 
• Regras dinâmicas: agrupar usuários por seu domínio de e-mail, data de criação ou dados personalizados do usuário

Somente para convites: execute um relatório personalizado na BambooHR

Para configurar o convite para um conjunto de alunos dentro da BambooHR você precisa executar um relatório personalizado na BambooHR que seleciona os alunos com base em seus critérios. Você usa o ID do relatório, mostrado como parte do seu URL, para executar a lista de convites para a LearnUpon.

A captura de tela a seguir mostra um exemplo de URL do relatório, parcialmente ofuscado, com o ID do relatório como sufixo realçado.

Adicionar a BambooHR ao seu portal: configuração inicial

Seu Gerente de Sucesso do Cliente ou a equipe de suporte ativa a integração para o seu portal. Você, como administrador, o configura para sua organização.

1. Na navegação principal, vá para Configurações > Integrações > Integrações de HR.
2. Selecione BambooHR.
3. Na BambooHR, selecione + Conectar.
4. Na caixa de diálogo Integração com a BambooHR que é aberta, digite o Subdomínio da sua organização, sem https://.
5. Selecione Conectar.
6. Se você ainda não estiver conectado: na caixa de diálogo de login da BambooHR que é aberta, faça login com seu nome de usuário e senha de administrador.

A captura de tela a seguir mostra a caixa de diálogo Integração com a BambooHR, que requer o Subdomínio da sua organização.

Em Integrações de RH, a integração aparecerá como Ativa.

Mapeie seus dados da BambooHR para a LearnUpon

1. Na navegação principal, vá para Configurações > Integrações de RH.
2. Selecione BambooHR.
3. Na página principal, selecione Mapear seus dados > Adicionar novo mapeamento.
4. Em Selecionar novo atributo, selecione um nome de atributo BambooHR.
5. Em Selecionar campo CUD, selecione um campo de dados do usuário personalizado da LearnUpon para fazer a correspondência.
6. Quando necessário:
   • repita essas etapas para criar quantos campos forem necessários
   • selecione X ao lado de uma linha para remover uma conexão
7. Salve as alterações para concluir.

Defina padrões para criar ou convidar alunos da BambooHR

Esse processo define o comportamento padrão para a integração, para criar ou convidar contas da BambooHR. Essas configurações se aplicam durante a sincronização diária ou quando você executa uma sincronização manual.

1. Na navegação principal, vá para Configurações > Integrações de RH.
2. Selecione BambooHR.
3. Selecione Configuração de convite.
4. Em Quem você deseja convidar para a LearnUpon?, selecione uma das opções:
   • Todos os funcionários
   • Somente determinados funcionários
5. Para Apenas determinados funcionários, digite o ID do relatório do relatório personalizado da BambooHR.
6. Em Quando você deseja convidá-los? selecione uma das opções:
   • Quando eles forem adicionados à BambooHR
   • Na data de contratação
7. Em Como adicionar novos usuários?, selecione uma das opções entre:
   • Convide-os
   • Crie-os
8. Salve as alterações para concluir.

A captura de tela a seguir mostra a configuração de Convite com um exemplo de ID de relatório inserido, antes de Salvar as alterações.

Sincronização entre LearnUpon e BambooHR

Uma sincronização solicita que a BambooHR crie ou convide alunos, com base nas configurações que constam em Configuração de convite. Após a primeira sincronização, a LearnUpon sincroniza seus registros com a BambooHR automaticamente uma vez por dia.

Você pode executar uma sincronização manual a qualquer momento, conforme necessário. Por exemplo, depois de criar um novo grupo de contas na BambooHR.

1. Na navegação principal, vá para Configurações > Integrações > Integrações de HR.
2. Selecione BambooHR.
3. Selecione Sincronizar.

Esse processo leva pouco tempo, dependendo do número de contas.

Confirme se a sincronização funcionou:

• para contas criadas, vá para Configurações > Usuários e filtre os usuários criados após a data selecionada
• para contas convidadas, vá para Configurações > Usuários. Na navegação secundária, selecione Usuários pendentes para visualizar o progresso dos convidados

Remover a BambooHR do seu portal

1. Na navegação principal, vá para Configurações > Integrações > Integrações de HR.
2. Selecione BambooHR.
3. Na BambooHR, selecione Desconectar.
4. Na caixa de diálogo exibida, clique em Desconectar para confirmar.

Documentação da BambooHR para referência

Centro de ajuda da BambooHR

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Consulte:

• Base de dados conhecimento: todas as integrações